Laboratuvar hizmeti dışarıdan bakıldığında yalnızca numunenin analiz edilmesi ve bir sonuç raporu hazırlanması şeklinde düşünülebilir. Oysa güvenilir ve izlenebilir bir laboratuvar çalışması, numunenin laboratuvara ulaştığı ilk andan raporun hazırlanmasına kadar devam eden çok aşamalı bir süreçtir.
Numune kabulü, kayıt, analiz planlama, laboratuvar çalışması, sonuçların kontrolü ve raporlama birbirinden bağımsız işlemler değildir. Her aşama bir sonraki adımın güvenilirliğini doğrudan etkiler.
1. Numunenin Laboratuvara Ulaşması
Laboratuvar sürecinin ilk adımı numunenin teslim alınmasıdır. Bu aşamada numunenin yalnızca fiziksel olarak laboratuvara ulaşması yeterli değildir. Numunenin tanımlanabilmesi ve talep edilen çalışmayla doğru şekilde eşleştirilebilmesi gerekir.
Numuneye ilişkin ürün bilgileri, talep edilen analizler ve gerekli diğer bilgiler değerlendirilerek süreç başlatılır.
2. Numune Kabul Kontrolü
Laboratuvara ulaşan numunenin analiz için uygun olup olmadığı kontrol edilir. Numunenin miktarı, ambalaj durumu, fiziksel bütünlüğü ve gerekli olduğunda taşıma koşulları değerlendirme kapsamında ele alınabilir.
Bu aşama son derece önemlidir. Çünkü uygun olmayan bir numuneden elde edilen sonuç, laboratuvar çalışması teknik olarak doğru gerçekleştirilmiş olsa bile gerçek durumu yeterince temsil etmeyebilir.
3. Numunenin Kayıt Altına Alınması
Kabul edilen numune laboratuvar kayıt sistemine alınır. Numuneye ait bilgilerin ve talep edilen çalışmaların kayıt altında tutulması, sürecin ilerleyen aşamalarında izlenebilirliğin sağlanmasına yardımcı olur.
Kayıt sistemi sayesinde laboratuvara ulaşan numunenin hangi analizlere yönlendirildiği ve süreç içerisinde hangi aşamalardan geçtiği takip edilebilir.
4. Analiz Planlaması
Numunenin türü ve talep edilen analizler doğrultusunda çalışma planı oluşturulur. Numune ilgili laboratuvar birimine yönlendirilir ve uygulanacak yöntemin gerektirdiği hazırlıklar yapılır.
Kimyasal, mikrobiyolojik, fiziksel veya moleküler biyoloji çalışmalarının her biri farklı laboratuvar süreçleri gerektirebilir. Bu nedenle doğru birime yönlendirme ve analiz planlaması laboratuvar organizasyonunun önemli bir parçasıdır.
5. Numune Hazırlama
Birçok analiz doğrudan teslim edilen numune üzerinde uygulanmaz. Kullanılacak yönteme göre numunenin hazırlanması gerekebilir. Hazırlık süreci; ürünün yapısı ve uygulanacak analiz yöntemine göre değişiklik gösterir.
Bu aşamada amaç, analiz için uygun ve temsil edici bir çalışma örneği hazırlamaktır.
6. Laboratuvar Analizi
Hazırlanan numune ilgili yöntemin gerekliliklerine göre analiz edilir. Analiz çalışmasında kullanılan yöntem, ekipman, çalışma koşulları ve kayıt sistemi birbirini tamamlayan unsurlardır.
Laboratuvar çalışanlarının belirlenen çalışma adımlarını düzenli şekilde takip etmesi ve gerçekleştirilen işlemlerin kayıt altında tutulması sürecin izlenebilirliğini destekler.
7. Analiz Sonuçlarının Kontrolü
Laboratuvar cihazı veya çalışma yöntemi tarafından üretilen her veri doğrudan rapora aktarılmaz. Elde edilen sonuçların çalışma kayıtlarıyla birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Gerekli kontroller tamamlandıktan sonra sonuçların raporlanmaya uygunluğu değerlendirilir. Böylece teknik çalışma ile müşteriye sunulan nihai rapor arasında kontrollü bir değerlendirme aşaması oluşturulur.
8. Sonuçların Raporlanması
Analiz sürecinin sonunda elde edilen sonuçlar düzenli ve anlaşılır bir rapor haline getirilir. Raporda numunenin tanımlanmasına ve yapılan çalışmaya ilişkin bilgiler ile analiz sonuçları yer alır.
Raporlama aşamasındaki temel amaç, laboratuvar içerisinde üretilen teknik verilerin kullanıcı tarafından değerlendirilebilecek açık ve izlenebilir bir formatta sunulmasıdır.
Neden Tüm Süreç Birlikte Değerlendirilmelidir?
Güvenilir laboratuvar hizmeti yalnızca analiz cihazının doğruluğuna bağlı değildir. Numune kabulünden raporlamaya kadar geçen süreçte gerçekleştirilen her işlem nihai sonucun kalitesine katkıda bulunur.
- Doğru numune olmadan doğru değerlendirme yapılamaz.
- Doğru kayıt olmadan süreç izlenebilirliği sağlanamaz.
- Doğru yöntem seçilmeden uygun analiz gerçekleştirilemez.
- Kontrol edilmemiş verinin doğrudan raporlanması doğru bir yaklaşım değildir.
- Düzenli raporlama olmadan sonuçların etkin kullanımı zorlaşır.
İzlenebilirlik Ne Sağlar?
İzlenebilirlik; numunenin laboratuvar içerisinde hangi aşamalardan geçtiğinin takip edilebilmesini sağlar. Özellikle çok sayıda numunenin işlendiği laboratuvarlarda kayıt ve takip sistemi iş akışının düzenli yürütülmesi açısından önem taşır.
Aynı zamanda geçmiş çalışmalara ilişkin kayıtların incelenebilmesi, kalite kontrol süreçlerinin değerlendirilmesini ve gerektiğinde belirli bir analize ilişkin sürecin geriye dönük olarak gözden geçirilmesini kolaylaştırır.
Laboratuvar Birimleri Arasındaki Koordinasyon
Aynı numune üzerinde birden fazla analiz yapılması gerektiğinde farklı laboratuvar birimlerinin koordineli çalışması gerekebilir. Numunenin uygun şekilde yönlendirilmesi ve farklı analiz süreçlerinin kayıt altında tutulması bu nedenle önemlidir.
Kimyasal Analiz Laboratuvarı, Mikrobiyoloji Laboratuvarı, Moleküler Biyoloji Laboratuvarı ve Fiziksel Analiz Laboratuvarı gibi farklı uzmanlık alanlarının tek bir kontrollü sistem içerisinde çalışması sürecin bütünlüğüne katkı sağlar.
Sonuç
Laboratuvar analizi tek bir işlem değil, birbirini takip eden kontrollü aşamalardan oluşan bir süreçtir. Numunenin doğru kabul edilmesi, kayıt altına alınması, uygun laboratuvar birimine yönlendirilmesi, doğru yöntemle analiz edilmesi, sonuçların kontrol edilmesi ve düzenli şekilde raporlanması güvenilir laboratuvar hizmetinin temelini oluşturur.
Kocaeli Sistem Özel Gıda Kontrol Laboratuvarı olarak numune kabulünden sonuçların raporlanmasına kadar laboratuvar süreçlerini kontrollü ve izlenebilir bir iş akışı içerisinde yürütmeyi esas alıyoruz.